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DEMATERIALISATION - COMMUNICATION.
Gestion
des déliberations.
Dans les collectivités
locales, une délibération est l'acte par lequel
l'assemblée élue par le peuple prend une décision ; elle
est à la collectivité, dans son domaine de compétence,
ce qu'est la loi au Parlement. Sous ce terme générique,
plusieurs documents et opérations sont représentés :
- un projet de rapport,
préparé par le service concerné,
- un projet de
délibération, idem,
- des débats en
commissions,
- un rapport signé par
le président (le maire dans le cas de la commune), et
présenté à l'assemblée,
- le projet de
délibération, idem,
- des débats en
assemblée,
- une délibération
votée puis signée par le maire,
- un rapport et une
délibération transmis pour publication et obtenir valeur
d'exécution.
Les délibérations sont
bien sûr très marquées par leur cheminement tout le long
de la hiérarchie administrative et politique :
modifications, rejets, renvois, acceptations.
Les délibérations
servent à agir dans le temps : l'assemblée et les
services ont besoin de savoir ce qui a déjà été voté sur
un sujet précis.
Elles concernent tous
les services. On repère donc 4 grandes fonctions :
- la production
bureautique des délibérations,
- la gestion du circuit
administratif, pré-vote et post-vote,
- la gestion des débats
et votes,
- la gestion
documentaire.
Une fonction
complémentaire "marginale" peut-être distinguée, celle
du contrôle financier.
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LE PROJET.
Si l'urgence de
l'informatisation est moyenne - le traitement manuel n'a
pas atteint loin de là une situation bloquante - sa
réussite par contre est obligatoire. Nous touchons en
effet au coeur du mécanisme décisionnel de la
collectivité et toute difficulté - retard, échec -
serait rapidement condamnée.
Les structures.
Conjointement avec la
D.F. nous proposons et mettons en place les structures
suivantes :
- le comité de
pilotage réunit le D.G.S. et le collège des
directeurs, ainsi que parfois le Président. Il prend les
décisions majeures.
- le comité de
projet comprend le D.F. et le D.I. . L'homogénéité
de cette structure sera un facteur essentiel. Il prend
toutes les décisions intermédiaires, il anime le C.P. .
- le groupe de travail
technique
est composé du Chef de projet utilisateur, chef du
bureau des affaires juridiques, et le chef de projet
informatique, l'ingénieur-système. Il réalise le
travail, rédige, propose.
Les méthodes.
La plus grande
précision étant de rigueur, nous passerons par une phase
de cahier des charges utilisateur détaillé et exhaustif.
Le cahier des charges
Utilisateurs.
Les têtes de chapitres sont les suivantes : Présentation
générale, Circuit, Analyse quantitative, Nécessité de
l'informatisation, Spécifications fonctionnelles et
techniques, Schéma d'ensemble, Spécifications détaillées
et techniques, Environnement, Définition de la
prestation, Conditions de la réalisation,
La prospection.
Parallèlement à
l'élaboration de la seconde moitié du cahier des
charges, le groupe "comité de projet+groupe de travail
technique" entreprend d'étudier les logiciels traitant
des délibérations sur documentation et in situ . Il en
existe deux sortes :
- ceux qui sont des
progiciels de gestion de flux de documents, plus ou
moins bien adaptés aux délibérations,
- ceux spécifiquement
orientés vers ce sujet mais présentant des
caractéristiques non compatibles avec certaines
dispositions obligatoires du cahier des charges (par
exemple, le nombre insuffisant de niveaux hiérarchiques)
et non modifiables .
De plus, toutes les
offres sont fortement "packagées" et on voit peu de
chances de réaliser avec l'une d'entr'elles le transfert
de compétences recherché.
Le projet avec
Qualigraf.
Cette jeune société
dispose alors d'une pleine compétence en matière de
développements sous interface graphique, informatique
documentaire, et l'ensemble des outils logiciels de base
(réseaux, S.G.B.D.R.). Elle a déjà plusieurs
réalisations en transfert de compétences vers des
structures informatiques d'entreprise. Elle souhaite
pénétrer le marché des collectivités locales. Deux
documents contractuels sont établis :
La convention
fixe le cadre général, le projet, la technique, la
commercialisation. Au plan juridique nous avançons en
franc-tireur alors que le droit d'auteur du logiciel
n'est pas encore finalisé ; nous anticipons la
transposition en droit français d'une directive
européenne de mai 1991 accordant une valeur décisive aux
dispositions contractuelles. Cette transposition
interviendra après la réalisation du produit, en mai
1994.
Un marché public
qui précise les modalités financières.
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de page
L’architecture
technique.
On
y trouve des composantes devenues bien banales en 2004 :
-
Windows,
-
Ethernet,
-
Unix,
-
Oracle,
-
PowerBuilder.
Le produit.
Le monde des grandes
collectivités locales a maintenant massivement adopté le
produit GESTDELIB, qui s’est de plus enrichi de nouveaux
modules et applications sœurs.
Le site web du GIE SC
AUTOROUTES pour les SEMCA.
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Le GIE SC AUTOROUTES
gère de grandes masses financières autoroutières :
dépenses de construction, dette, trésorerie,
comptabilité. Il assure de plus des fonctions d’études
financières, juridiques, statistiques, immobilières et
de documentation
Nous proposons au GIE
SC AUTOROUTES de créer pour les cadres et dirigeants de
ses sociétés d’autoroutes membres un site web,
accessible par l’Internet et non pas par les réseaux des
SEMCA , comprenant des pages d’information et des
applications de gestion principalement financières. Nous
concevons ce projet à la fois
-
pour sa finalité :
fournir la bonne information à ses clients
- et pour son
processus de construction : permettre aux cadres du GIE
de passer de prestataires de services essentiellement « papier »
à prestataire de services en ligne, avec les évolutions
organisationnelles, culturelles, que cela implique.
La composante Sécurité
est particulièrement présente en raison de la
confidentialité des informations gérées.
Le produit est
techniquement réalisé avec l’apport de TRANSICIEL dans
le cadre d’équipes mixtes. Il met en œuvre et intègre de
manière cohérente des techniques standards en 2003 :
Windows, Unix, Oracle, .Net, services web, Business
Objects, Outlook, VB.
Il est mis en
production dans les temps et fera l’objet d’un vif
intérêt de la part de ses lecteurs prévus.
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